STRATEGI KOMUNIKASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN SERTA PENTINGNYA TEAM WORK

(COMMUNICATION STRATEGY IN MAKING DECISION AND HOW IMPORTANT TEAM WORK )

ARGA YUDA PERMANA (1A113707)

PUTTI SATRIAWAN (17113056)

SOFIAN ARISSA PUTRA (18113598)

Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi

Universitas Gunadarma

Jl. Margonda Raya No. 100 Depok, Jawa Barat

Abstrak

Pentingnya dalam pengambilan keputusan dengan kondisi masalah kesulitan keuangan memang sulit bagi setiap manajer. Tentunya dengan memperhatikan ketiga unsur penting urgensi, dampak dan growth tendency di harapkan manajer manapun dapat memecahkan masalah dan mengambil keputusan dengan tingkatan masalah tertentu. Dan dengan memperhatikan urutan pengambilan keputusan secara rasional mulai dari penetapan target,analisa masalah, pembentukan team work sampai cara mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan. Ketika sudah memperhatikan hal-hal diatas, diharapkan manajer mampu mengambil keputusan yang tepat sehingga dapat meminimalisir kemungkinan terburuk yang dapat terjadi.

Kata kunci : team work, urgensi, dampak, growth tendency

Abstract

The importance of the decision-making with financial problem condition is difficult for any manager. Absolutely, with care about the three important elements of urgency, impact and growth tendency in any manager can solve problems and make decisions at the level of a particular problem. And certain regard to the order of rational decision begin from goal, problem analysis, the configuration of teamwork until how to communicate to all employees. When you've noticed things above expected, the manager is able to make the right decisions so that the manager can minimize the worst possible things that can happen.

Key Word : team work, urgency, impact, growth tendency

PEMBAHASAN

Dalam kasus ini kami menggunakan proses pengambilan keputusan rasional dimana proses pengambilan keputusan ini termasuk dalam kategori keputusan tidak terprogram karena beberapa alasan diantaranya adalah diperlukannya kreativitas, intuisi, toleransi terhadap ambiguitas dan pemecahan masalah kreatif.

Jika kita lihat gambar bahwa bagan ini lebih tepat untuk diaplikasikan pada keputusan tidak terprogram dibandingkan untuk keputusan terprogram. Masalah yang jarang muncul, dengan ketidakpastian tinggi mengenai hasil, mengharuskan manajer melakukan keseluruhan proses. Sedangkan untuk masalah yang sering muncul tidak ada keharusan ini. Jadi, sudah ada keajaiban yang disusun untuk menangani masalah seperti ini, kita tidak perlu lagi mengembangkan dan mengevaluasi alternatif setiap kali masalah serupa muncul.

PENETAPAN TARGET DAN TUJUAN SPESIFIK SERTA PENGUKURAN HASIL

                Spesifikasi target dalam kasus ini adalah para karyawan dengan tetap menjamin asuransi kesehatan, mereka akan  tetap bisa bekerja dengan tenang karena sudah ada jaminan kesehatan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan atau lebih tepatnya sakit.

IDENTIFIKASI DAN DEFINISI MASALAH

                Masalah yang sedang terjadi adalah perusahaan dengan jumlah 200 karyawan sedang mengalami kesulitan keuangan dan pengeluaran terbesarnya terdapat pada asuransi kesehatan. Manajer dituntut untuk dapat mengidentifikasi masalah tersebut dengan baik agar dapat mangambil keputusan yang tepat.

         Memang sangat mudah  untuk memahami bahwa ada masalah ketika kita mendapati adanya perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan hasil yang sebenarnya. Meskipun begitu, ada beberapa faktor yang sering kali menghambat dalam mengidentifikasi masalah yang sebenarnya. Faktor-faktor ini adalah :

1.       Masalah persepsi. Perasaan dari individu dapat saja bertindak untuk melindungi atau mencegah individu mengalami persepsi negatif. Informasi yang negatif dapat saja diprediksikan secara selektif sehingga mendistorsi arti yang sebenarnya atau bahkan diabaikan sama sekali. Dalam implementasinya terhadap masalah ini manajer diharapkan tidak mengikutsertakan persepsi-persepsi yang dia miliki.

2.       Mencampuradukan masalah dengan solusi. Ini adalah salah satu bentuk pengambilan keputusan yang salah. Contoh manajer penjualan mengatakan “Penurunan keuntungan perusahaan yang berakibat terhadap kestabilan keuangan perusahaan disebabkan oleh buruknya kualitas produk”. Definisi yang dibuat manajer ini mengindikasikan solusi tertentu – peningkatan kualitas produk pada bagian produksi. Padahal mungkin saja ada solusi lain. Bisa saja masalah ini disebabkan oleh tenaga penjualan yang tidak terlatih atau tidak memenuhi syarat, atau mungkin juga adanya produk pesaing yang lebih baik. 

3.       Mengidentifikasikan simtom (gejala) sebagai masalah. “Masalah yang sedang dihadapi adalah penurunan pemesanan sebesar 32 persen”. Seandainya pun penurunan pemesanan sebesar 32 persen benar-benar terjadi, hal ini hanyalah simtom dari masalah yang sebenarnya. Ketika manajer dapat mengidentifikasi masalah yang sebenarnya, penyebab penurunan pemesanan juga dapat ditemukan.

PENETAPAN PRIORITAS

                Tidak semua masalah memiliki tingkat yang sama. Memutuskan apakah harus merubah sistem asuransi kesehatan yang lama / Manage Care menjadi sistem asuransi yang baru tentu merupakan keputusan yang lebih signifikan dibandingkan apakah harus menata ualng lobby dikantor. Setiap proses pengambilan keputusan dan implemantasi pemecahan yang diambil memerlukan sumber daya yang tidak terbatas, kita perlu menetapkan prioritas untuk mengatasi masalah-masalah yang ada. Dengan kata lain, kita harus menetapkan tingkat signifikan dari masalah. Untuk menetapkan tingkat signifikan sebuah masalah perlu dipertimbangkan tiga hal : urgensi, dampak dan growth tendency.

Urgensi berhubungan dengan waktu, seberapa kritiskah sebuah tanggang waktu? Memadamkan api yang timbul di kantor tentu lebih penting dibandingkan membetulkan lift yang rusak. Dampak (impact) adalah seberapa serius efek masalah tersebut. Dampak bisa berupa dampak terhadap orang lain, penjualan, peralatan, keuntungan, kesan publik atau dampak terhadap sumber daya organisasi lain. Kecenderungan pertumbuhan (growth tendency) adalah pertimbangan pada masa yang akan datang. Meskipun sebuah masalah memiliki tingkat urgensi dan dampak yang kecil, jika dibiarkan masalah kecil itu dapat berkembang lebih parah.

MEMPERTIMBANGKAN PENYEBAB MASALAH

                Meskipun mungkin tidak mungkin, biasanya akan sangat sulit tidak disarankan untuk menentukan solusi terhadap sebuah masalah jika penyebab masalah belum diketahui. Metode penggunaan lintah dan gurah dalam pengobatan tradisional sudah sering dipakai untuk mengatasi berbagai penyakit. Jika penyebab pasti dari penyakit dapat diketahui, tentu bentuk pengobatan lain akan lebih tepat untuk dipakai. Jika kesulitan keuangan disebabkan penurunan penjualan dan penurunan penjualan disebabkan harga yang tidak kompetitif, tentu solusi yang mungkin ditempuh akan berbeda dengan jika penyebab penurunan adalah layanan purna jual yang buruk. Identifikasi yang tepat terhadap penyebab masalah akan membantu pihak pengambil keputusan untuk tidak mengambil solusi yang salah.

PENGEMBANGAN SOLUSI ALTERNATIF

                Sebelum sebuah keputusan diambil, beberapa alternatif yang mungkin harus dikembangkan (hal ini adalah merupakan solusi potensial terhadap masalah) dan kosekuensi dari setiap alternatif harus diperhitungkan. Sebenarnya hal ini adalah proses pencarian dimana lingkungan internal dan eksternal dari organisasi diteliti untul mendapatkan informasi yang dapat dikembangkan menjadi kemungkinan alternatif. Tentu saja hal ini dilakukan dengan batasa budget dan batasan waktu. Dengan batasan inilah seluruh alternatif harus ditemukan.

                Solusi dalam kasus ini adalah dengan menunjuk dan bekerjasama dengan salah satu rumah sakit dan beberapa dokter yang di jadwalkan dengan jadwal tertentu untuk datang ke perusahan guna menjamin keseahatan para karyawan.

EVELUASI TERHADAP SELURUH ALTERNATIF SOLUSI

                Setelah beberapa alternatif dikembangkan, seluruh alternatif ini harus dievaluasi dan dibandingkan. Dalam setiap situasi pengambilan keputusan, tujuannya adalah memilih alternatif yang akan memberikan hasil yang diharapkan yang paling banyak dan menimbulkan akibat yang tidak diinginkan yang paling sedikit.

MEMILIH SOLUSI

             Tujuan untuk memilih alternatif tertentu adalah mengatasi masalah dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini adalah sebuah pandangan yang sangat penting. Hal ini berarti bahwa keputusan bukan merupakan sebuah akhir melainkan sebuah tahapan dalam mencapai akhir tujuan pemilihan alternatif tidak boleh dilihat sebagai tindakan yang berdiri sendiri. Jika tidak, faktor-faktor yang mendorong dan mengikuti keputusan ini akan diabaikan. Lebih khususnya, langkah-langkah yang mengikuti keputusan harus memasukan implementasi dan juga tindak lanjut. Poin yang penting adalah, pengambilan keputusan bukan saja sebuah tindakan memilih, tetapi merupakan sebuah proses dinamis. Solusi yang diambil dalam kasus ini adalah peralihan dari sistem asuransi lama / manage care ke sistem baru / Imdenity.

IMPLEMENTASI

                Setiap keputusan akan bersifat abstrak jika tidak diimplementasikan, dan harus diimplemantasikan secara efektif untuk mencapai tujuan yang menyebabkan keputusan itu dibuat. Akan sangat mungkin sebuah keputusan yang “baik” dirusak oleh implementasi yang buruk. Jika dilihat dari sudut pandang ini, implementasi mungkin sebenarnya lebih penting dibandingkan pemilihan alternatif. Karena implementasi biasanya melibatkan orang lain, ujian apakah sebuah keputusan dapat dianggap tepat dapat dilihat dari perilaku orang-orang yang terlibat dalam keputusan tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan komunikasi secara efektif dengan ke 200 karyawan.

TINDAK LANJUT

                Manajemen yang efektif juga terkait dengan pengukuran hasil secara periodik. Hasil yang dicapai dibandingkan dengan hasil yang direncanakan (tujuan : merubah sistem asuransi lama / manage care ke sistem asuransi baru / imdenity), dan jika terjadi perbedaan, harus dilakukan perubahan. Di sini sekali lagi kita melihat pentingnya tujuan yang dapat diukur. Jika tidak ada tujuan yang dapat diukur, tidak mungkin manajer bisa menilai kinerja.

             Komunikasi memegang peranan yang sangat penting dalam aktivitas bisnis, terutama yang berkenaan dengan pelanggan. Organisasi bisnis akan banyak berhubungan dengan pihak-pihak yang berkepentingan terhadapnya (stakeholders), baik itu pelanggan internal maupun pelanggan eksternal. Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi, perintah atau instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan secara cepat, tepat dan jelas, sehingga tujuan organisasi bisnis dan kebutuhan serta keinginan pelanggan dapat disinergikan dalam kerangka hubungan yang saling menguntungkan.Untuk itu, diperukan pemahaman yang tepat mengenai konsep komunikasi efektif, sehingga organisasi bisnis mampu menerapkan dengan optimal dalam rangka meningkatkan kinerja dan mempertahankan keberlangsungan jangka panjang organisasi bisnis.

                Menurut Gie (1992) ia menyatakan bahwa “komunikasi adalah warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain”. Dalam komunikasi tersebut, tercakup penyalinan secara cermat gagasan atau keputusan yang telah dibuat manajemen ke alam pikiran karyawan, sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tidakan yang diharapkan yaitu perubahan sistem asuransi kesehatan.

                Semua tugas manajer, tanpa terkecuali, berhubungan dengan proses komunikasi. Masalah-masalah yang sering muncul adalah disalahartikannya perintah dari atasan, tersinggungnya seseorang oleh gurauan rekan kerjanya, atau disalahartikannya komentar atasan sehingga terjadi sakit hati di kalangan karyawannya. Situasi tersebut adalah contoh kegagalan proses komunikasi. Pertanyaan mendasar yang seharusnya diajukan bukanlah apakah para manajer sudah berkomunikasi, karena komunikasi merupakan sesuatu yang baku dalam fungsi organisasi. Pertanyaan sesungguhnya adalah :apakah para manajer berkomunikasi dengan baik atau buruk? Dengan kata lain, komunikasi sudah pasti terjadi dalam menjalankan organisasi; tapi komunikasi efektif belum tentu terlaksana. Setiap manajer harus juga menjadi seorang komunikator. Nyatanya, perilaku apapun yang dilakukan manajer merupkan suatu bentuk komunikasi kepada seseorang atau suatu kelompok. Satu-satunya pertanyaan : “Apakah dampak komunikasi tersebut?”. Untuk menjawab pertanyaan diatas dan disesuaikan pada kasus ini manajer diharapkan mampu dalam mengkomunikasikan ataupun menyampaikan hasil dari keputusan yang diambil dari permasalahaan kesulitan keuangan tadi.

Dalam mengkomuniksaikan hasil dari keputusan yang sudah di dapat untuk bisa dengan baik diterima oleh semua karyawan dengan baik perlu diadakannnya pembentukan sebuah team work.

Agar dapat mengelola teamwork dengan efektif maka sebaiknya mengenal terlebih dahulu karkakteristik dari teamwork tersebut seperti bagaimana teamwork terbentuk dan berinteraksi, peran kepemimpinan dalam teamwork (leadership roles) serta tingkat integritas dari teamwork tersebut. Teamwork yang dibentuk bersifat formal. Menurut  B.W Tuckman terdapat 5 tahapan dalam pembentukan teamwork yaitu :

1.       Forming

Dalam tahap ini manajer menunjuk divisi tertentu untuk mengkomunikasikan hasil dari keputusan yang sudah diambil. Divisi yang ditunjuk adalah SDM/Personalia dan Research & Development(R & D). Divisi R & D bertugas untuk membuat sistem baru (Imdenity). Divisi SDM ditugaskan untuk berinteraksi langsung guna mensosialisasikan sistem baru tersebut kepada seluruh karyawan melalui setiap kepala bagian.

2.       Storming

Divisi SDM menginformasikan kepada seluruh kepala bagian untuk menghadiri meeting guna membahas / mensosialisasikan sistem baru yang telah dibuat. Dalam tahap ini pasti terdapat pro dan kontra terhadap sistem baru ini

3.       Norming

Manajer SDM akan menekankan kepada seluruh kepala bagian agar dapat menerima sistem baru ini. Memang terkesan satu arah tetapi dalam kondisi yang sedang perusahaan hadapi tidak memungkinkan bagi manajer untuk merubah keputusan yang sudah ditetapkan.

4.       Performing

    Evaluasi dilakukan untuk mengethui sejauh mana sistem baru ini dapat diterima dengan baik atau tidaknya, sehingga manajer sangat meharapakan keuagan kembali stabil dengan hasil evaluasi yang baik dari sistem baru ini.         

5.       Adjourning

     Jika respon yang diterima oleh manajer dari seluruh karyawan adalah baik, maka kinerja dari team work yang dibentuk sebelumnya dikatakan sukses dalam mengkomunikasikan sistem baru kepada seluruh karyawan.

KESIMPULAN 

Jadi kesimpulannya seorang manager dalam mengkomunikasikan sistem baru ini terhadap karyawan berawal dari mengambil keputusan yang efektif lalu membentuk team work  untuk mengkomunikasikan hasil keputusan yang ada kepada karyawan melalui kepala bagian masing-masing. lalu setiap kepala bagian tersebut mengkomunikasikan terhadap anggotanya untuk menggunakan sistem yang baru tersebut. sehingga semua karyawan menerima sistem baru tersebut guna bertujuan untuk mempertahankan perjalanan perusahaan.

Daftar pustaka

M. Ivancevich, John dkk(2009). Perilaku dan Manajemen Organisasi. Jakarta : Erlangga.

Sule, Erni Tisnawati & Saefullah (2005). Pengantar Manajemen Edisi Pertama. Jakarta : Prenadamedia .