CEPAT, AMAN DAN TEPAT WAKTU

(FAST, SAVE and ON TIME)

PUTTI SATRIAWAN (17113056)

Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi

Universitas Gunadarma

Jl.Margonda Raya No. 100, Depok, Jawa Barat

ABSTRAK

Organisasi di bentuk pasti dengan adanya suatu tujuan tertentu, kelengkapan dari semua dimensi struktur organisasi itu tersebut akan membantu dalam organisasi dalam mencapai tujuannya. Dimensi-dimensi itu adalah formulasi, sentralisasi dan kerumitan. Hal yang tidak kalah penting adalah pembagian atau pengelompokan aktivitas pekerjaan atau biasa disebut departementalisasi yang menghasilkan spesialis. Dalam pelaksanaannya departementalisasi diperlukannya koordinasi agar dapat berjalan dengan baik. Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan pembagian control dan koordinasi yang baik dan juga kekuasaan dan tanggung jawab dipersempit sehingga mudah dalam memimpinnya. Agar organisasi yag dibentuk sempurna perlu adanya model desain organisasi, model desain organanisasi itu sendiri, model yang digunakan tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan tersebut.

Kata Kunci : model, dimensi,,departemen

ABSTRAC

Organization in the exact form in the presence of a particular purpose, completeness of all dimensions of the organizational structure that will assist in the organization in achieving its goals. Dimensions it is the formulation, centralization and complexity. It is no less important is the division or grouping of work activities or called departmentalization which produces specialist. In the execution of departmentalization need for coordination in order to run properly. The company will benefit by sharing control and coordination and also the power and responsibility so easily in the lead narrowed. In order for an organization that was formed perfectly the need for organizational design models, design models organanisasi itself, the model used depends on the policy of each company.

Keywords: models, dimensions, department

PENDAHULUAN

Dimensi Struktur Organisasi

Ada tiga dimensi dalam suatu organisasi yaitu

a. Formalisasi mengacu derajat di mana segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan yang ketat dalam setiap kegiatan/pekerjaan di dalam organisasi. Dengan demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.

b. Sentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang mengacu pada derajat di mana kewenangan untuk mengambil keputusan dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat desain keputusan adalah sebagai berikut yaitu semakin tinggi spesialisasi kerja, semakin besar sentralisasi, semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan, semakin besar sentralisasi, semakin besar penggunaan departemen berdasarkan fungsi, semakin besar sentralisasi, semakin luas rentang kendali, dan semakin besar sentralisasi.

c. Kerumitan (complexity) adalah suatu struktur organisasi yang mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam organisasi.

Departementalisasi

Departementalisasi adalah upaya mengelompokan aktivitas pekerjaan sehingga aktivitas-aktivitas dan hubungan yang serupa dan logis dapat diselenggarakan secara serempak. Divisi tenaga kerja menghasilkan spesialis yang memerlukan koordinasi. Koordinasi ini difasilitasi dengan mengelompokkan para spesialis bersama-sama dalam sejumlah departemen.

Terdapat dua dasar departementalisasi adalah:

a. Departementalisasi Fungsional

Departentalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan (tugas) sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi. Pendekatan fungsional mempunyai berbagi kelemahan yaitu struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

b. Departementalisasi Divisional

Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi. Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah, kadang-kadang juga disebut depertementalisasi daerah, regional atau geografis adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat di mana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Kebaikan-kebaikan struktur organisasi divisional dapat diperinci yaitu meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat, merempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas, dan tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik. Kelemahan-kelemahan struktur organisasi divisional antara lain adalah masalah duplikasi sumber daya dan peralatan ang tidak perlu, dan dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakan antara divisi-divisi.

Perusahaan yang melakukan departementalisasi diuntungkan dengan pembagian kontrol dan koordinasi pada perusahaan tersbeut. Wilayah kekuasaan dan tanggung jawab dipersempit sehingga untuk memimpinnya menjadi lebih mudah.

Model-model Desain Organisasi

Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Model organisasi berdasarkan atas desain organisasi menurut Gibson (1994) ada 2 macam yaitu:

a. Model organisasi mekanistik

Model organisasi mekanistik yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungsi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:

• Prinsip Spesialisasi. Sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.
• Prinsip Kesatuan Arah. Semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.
• Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab. Manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
• Prinsip Rantai Skalar. Hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai skalar adalah jalur keseluruhan komunikasi vertikal dalam sebuah organisasi.

Birokrasi mempunyai berbagai arti. Secara tradisional istilah ini mengacu pada konsep ilmu politik tentang pemerintahan. Akan tetapi menurut Max Weber, struktur birokratik ialah struktur yang lebih unggul bila dibandingkan dengan struktur lainnya. Weber yakin bahwa untuk mencapai manfaat desain birokratik secara maksimum harus memiliki karakteristik berikut yaitu:

• Semua tugas dibagi-bagi menjadi pekerjaan yang sangat dispesialisasi.
• Setiap tugas dilaksanakan menurut sistem pengaturan abstrak guna menjamin keseragaman dan koordinasi berbagai tugas yang berbeda.
• Setiap anggota atau kantor organisasi hanya bertanggung jawab atas prestasi kerja kepada satu manajer.
• Setiap pegawai organisasi berhubungan dengan pegawai lain dan para klien secara impersonal dan formal.
• Pekerjaan dalam organisasi birokratik didasarkan atas kualifikasi teknis dan terlindung dari pemberhentian secara sewenang-wenang.

Model mekanistik sangat efisien karena karakteristik strukturnya. Model ini sangat kompleks karena menekankan pada spesialisasi kerja, sangat disentralisasikan karena menekankan wewenang dan tanggung jawab, sangat formal karena menekankan fungsi sebagai dasar utama departementalisasi. Karakteristik dan praktek organisasi ini mendasari model organisasi yang diterapkan secara luas. Namun, model mekanistik bukan satu-satunya model yang diterapkan.

b. Model organisasi organik

Model organisasi organik menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi.

Model organisasi organik kontras dari model mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari kriteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.

Desain organisasi yang menimbulkan rasa berharga dan motivasi serta mempermudah keluwesan dan keadaptasian biasanya memiliki karakteristik berikut:

• Desain itu relatif sederhana karena tidak memerlukan spesialisasi, melainkan menekankan kepada peningkatan cakupan pekerjaan.
• Desain itu relatif didesentralisasikan karena menekankan pendelegasian wewenang dan peningkatan kedalaman pekerjaan.
• Dan relatif formal sebab menekankan produk dan pelanggan sebagai dasar departementalisasi.

METODE ANALISIS

Tujuan penulisan ini adalah mengetahui implementasi dari setiap elemen-elemen yang ada dalam organisasi seperti dimensi struktur organisasi, departementalisasi dan model desain organisasi. Berhasil tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuannya dipengaruhi oleh elemen-elemen tersebut. Setiap elemen memiliki fungsinya masing-masing dimensi struktur organisasi merupakan langkah awal dari pembentukan organisasi itu sendiri. Departementalisasi merupakan pembagian kerja sesuai dengan pekerjaan masing-masing sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan efektif dan efisien, sedangkan model desain organisasi merupakan cara dalam menjalankan organisasi tersebut. 

PEMBAHASAN

Langkah selanjutnya yang harus dilakukan setelah pembetukan suatu organiasi ada 3 hal yang harus diimplementasikanuntuk menjadikan organiasi yang sempurna. 3 hal tersebut adalah :

1.      Dimensi Struktur Organisasi

Dimensi struktur organisasi merupakan gambaran mengenai struktur organiasi. Gambaran dari struktur organiasi meliputi :

a.      Formulasi

Mengacu derajat dimana segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan atau biasa disebut pembentukan Standart Operational Procedure (SOP). SOP merupakan set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai. Tujuan dibuatnya SOP diantaranya agar karyawan dapat menjaga konsistensi kinerja baik personal maupun dalam tim dan agar karyawan mengetahui dengan jeas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi. Setiap SOP yang dibuat pastilah berbeda antara satu bagian dengan bagian yang lain. Sebagai contoh SOP yang dibuat dan harus dijalankan oleh seorang masinis berbeda dengan SOP yang dibuat dan dijalankan oleh seorang asisten masinis walaupun mereka bekerja dalam ruangan yang sama yaitu kabin lokomotif. Seorang masinis bertanggung jawab atas berlangsungnya suatu rangkaian kereta api mengantarkan seluruh penumpang sampai tujuan dengan selamat. Mengoperasikan lokomotif dan mengatur kecepatan laju kereta api juga merupakan tanggung jawab masinis.   Sedangkan asissten masisnis bertanggung jawab atas report atau laporan perjalanan yang dilakukan dalam satu kali perjalanan dengan satu relasi, misal report yang dibuat seorang asisten masinis rangkaian kereta api Taksaka Pagi relasi Yogyakarta-Gambir. Asisten masinis juga bertanggung jawab atas komunikasi dengan setiap PPKA yang ada pada setiap stasiun yang akan dilalui apakah kereta akan berhenti atau berjalan langsung.

b.      Sentralisasi

PT. Kereta Api Indonesia(KAI) merupakan salah satu perusahaan besar, sentralisasi dalm KAI juga semakin besar Indonesia karena itulah kewenangan dalam pengambilan keputusan oleh Direktur KAI. Karena sentralisasi di KAI senakin besar maka direktur menggunakan Departemen Infrastruktur dan Pengembangan untuk bertanggung jawab dalam Pengembangan (Development) dan penyediaan prasarana. Dengan pembagian Daerah Operasi dan Divisi Regional juga merupakan efek dari sentralisasi yang semakin besar.

c.       Kerumitan (complexity)

Tentunya berbeda jumlah pekerjaan yang ada di KAI mulai dari direktur sampai pekerja lapangan(pengecek rel). pengelompokan dilakukan untuk mempermudah dalam pengerjaannya.

2.      Departementalisasi

Departementalisasi dilakukan untuk mempermudah spesialis dalam melakukan pekerjaannya. Sudah jelas pada struktur organisasi di atas KAI membagi departemen menjadi lebih dari 17 departemen, mulai dari Marketing & Sales, Operation, Logistic. Setiap departemen tentunya memiliki spesialis masing-masing di bidangnya. KAI bisa di kategorikan menggunakan macam Departementalisasi Divisional dimana pengelompokan pekerjaan berdasarkan tempat atau letak geografis.

Dareah Operasi khusus pulau Jawa ataupun Divisi Regional khusus pulau Sumatra merupakan wujud departementalisasi divisional KAI, dengan dibentuknya Daop maupun Divisi Regional mempercepat tanggapan terhadap keluhan yang ada dan implementasi strategi dari masing-masing Daop/Divisi Regional dekat dengan lingkungan divisi yang khas, dan tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

3.      MODEL DESAIN ORGANISASI

Dalam pelaksanaannya KAI dapat dikatakan menggunakan model desain organisasi mekanistik karena KAI memprioritaskan produk yang dihasilkan yaitu jasa. KAI sangat-sangat mengutamakan kepuasan pelanggan. Dibawah kepemimpinan Ignasius Jonan, KAI berani mengambil tindakan yang tegas dengan menyingkirkan lebih dari 5000 kios dan PKL dari semua stasiun, kios ataupun PKL yang digusur KAI adalah mereka yang tidak memiliki ijin atau illegal. KAI juga terus berinovasi dalam hal ticketing dari yang awalnya menggunakan sistem antri di loket menjadi sistem online sehingga mempermudah para calon penumpang untuk memesan tiket dimana dan kapan pun berada. Selain itu KAI juga berbenah dalam hal kebersihan dalam rangkaian kereta api khususnya toilet jika dibandingkan dengan 5 tahun yang lalu toilet kereta api khususnya jarak jauh mengeluarkan aroma yang tidak sedap berbeda dengan sekarang kebersihaannya benar-benar diperhatikan. Semua hal itu dilakukan demi kepuasan pelanggan.

Dengan mengimplementasikan prinsip-prinsip yang ada dalam model mekanistik yang diajukan oleh Henri Fayol yaitu prinsip speliasisasi, prinsip kesatun arah, prinsip wewenang dan tanggung jawab dan prinsip rantai skalar KAI akan lebih mudah untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun penekanan dalam prinsip rantai skalar akan sangat mempengaruhi terhadap hasil. Skalar tersebut merupakan hasil alami dari ketiga prinsip sebelumnya karena prinsip ini menuntut semua karyawan KAI mulai dari penjaga palang pintu perlintasan kereta api, OB sampai direktur haru bisa saling bekerjasama dalam pelayanan yang diakukan KAI. Kerjasama diantara mereka dapat disebut sebagai rantai jadi harus saling keterkaitan.

KESIMPULAN

Dari ketiga hal penting diatas dapat disimpulkan bawah hal-hal tersebut tidak dapat dihilangkan dalam suatu organisasi melainkan sangat diperlukan mulai dari memformulasikan detail pekerjaan atau pembuatan SOP sampai pada menentukan penggunaan model desain organisasi jika dapat diimplementasikan dengan baik dalam suatu perusahaan maka akan mempercepat perusahaan dalam mencapai tujuannya.

DAFTAR PUSTAKA

Ardiprawiro, S.E. (2015) Bab 5 Desain dan Struktur Organisasi. [offline]. Di akses pada 20 Mei 2015

Situs Resmi PT. Kereta api Indonesia (Persero). [online]. Di ambil dari : http://kereta-api.co.id/media/document/annual_report_2013.pdf [Di akses pada 20 Mei 2015]